Подробное описание вакансии

Обязанности

Осуществлять организацию и ведение делопроизводства предприятия, в том числе с использованием системы электронного документооборота. Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Вести журнал предварительной записи на прием к директору предприятия и организовывать личный прием граждан директором предприятия, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя. Осуществлять проверку писем (за исключением приложений к ним) на правильность оформления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству предприятия. Осуществлять регистрацию письменных обращений граждан, обращений граждан, поступивших в форме электронного документа, устных обращений, а также документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), поступивших на имя директора предприятия или его заместителей. Осуществлять прием и первичную обработка входящих документов (на бумажном носителе и в электронном виде), обработку исходящих документов. Осуществлять предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения директором предприятия. Осуществлять регистрацию входящих документов, отправляемых документов, внутренних документов, приказов и распоряжений предприятия. Осуществлять доведение документов, в том числе средствами системы электронного документооборота, до исполнителей. Осуществлять контроль за исполнением документов на предприятии. Осуществлять отправку документов по электронной почте и почтовой связью. Проверять правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Формировать дела и осуществлять их текущее хранение (приказы по основной деятельности предприятия, по административно-хозяйственной деятельности предприятия, распоряжения по предприятию и т.д.). Подготавливать копии приказов и распоряжений директора предприятия, выписки из протоколов совещаний (заседаний), заверять и рассылать в соответствии с листом рассылки. Доводить до сведения работников предприятия приказы и распоряжения директора предприятия под роспись. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность; подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. Вести базы данных документов предприятия.

Требования к соискателю

Владение компьютерными программами. Умение вести учет и регистрацию документов в электронном и бумажном виде. Коммуникативные способности и вежливость при взаимодействии с сотрудниками разных уровней.