Подробное описание вакансии

Обязанности

Приём документов . Проверка корректности оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты возврат на доработку. Регистрация и нумерация . Внесение каждого документа в журнал или электронную систему, присвоение документам индекса и указание ответственных за исполнение. Оформление документов от руководства . Подготовка проектов документов по поручению руководства, например, набор текста приказа. Сортировка и архивация . Раскладывание документов по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формирование дел и отправка в архив как бумажный, так и цифровой. Контроль сроков . Отслеживание, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку. Подготовка документов к проверкам . По запросу руководства или контролирующих органов быстрое нахождение нужных папок, составление описей, изготовление копий. Обучение сотрудников . Проведение инструктажей по правилам оформления документов и работе с электронным архивом. Организация встреч и переговоров . Координация встреч, переговоров и других мероприятий, подготовка необходимых материалов. Поддержание связи с партнёрами и клиентами . Обеспечение оперативного решения возникающих вопросов.

Требования к соискателю

Знание основ делопроизводства понимание процедур регистрации, архивации и обработки документов. Умение работать с офисной техникой и программами владение компьютером и основными офисными программами (например, Microsoft Office) обязательно для выполнения повседневных задач. Базовые навыки архивного дела знание принципов хранения документов и поддержания актуальности архива необходимо для организации эффективного документооборота. Навыки работы с базами данных умение эффективно использовать электронные системы управления базами данных обеспечивает быстрый доступ к нужной информации и её анализ. Понимание конфиденциальности и безопасности данных способность обеспечивать сохранность и защиту конфиденциальной информации критична в условиях современных информационных угроз. коммуникабельность, вежливость, тактичность, дисциплинированность, ответственность